Vor gut einem Monat habe ich einen Artikel geschrieben, bei dem ich die Verwendung der Pomodoro-Technik erläutert habe. Die Technik an sich ist super - leider bringt die Umsetzung in einer WebApp jedoch einige Nachteile mit sich. Die nächste zu erledigende Aufgabe gerät im Browserfenster zu schnell in den Hintergrund, zudem ist die Liste der nachfolgenden Aufgaben nicht sehr übersichtlich. Der größte Nachteil allerdings ist, dass ich die Webseite mit der App extra öffnen muss, um die nächste Aufgabe zu sehen. Die Disziplin dafür aufzubringen ist kein Problem bei der Arbeit. Zu Hause jedoch, wenn unsere Tochter im Bett ist und vielleicht schon der Fernseher läuft – bringe ich diese Disziplin eher selten auf. Ich muss zugegen, ich verwendete die im Artikel verlinkte App nicht mehr.

Es gibt jedoch gute Nachrichten: Ich habe den wichtigsten Aspekt der Pomodoro-Technik verwendet und daraus ein System entwickelt, mit dem ich sowohl auf der Arbeit als auch privat seit zwei Wochen richtig produktiv bin!

Wie dieses System funktioniert erkläre euch weiter unten im Artikel im Detail. Da mein Weg dahin recht lange war und ich einiges ausprobiert habe, möchte ich euch diesen nicht vorenthalten.

Produktivitäts-Methoden, die nicht funktioniert haben

Die Pomodoro-Technik als WebApp hat nicht funktioniert, weil ein Tab in einem Browserfenster zu schnell aus dem Blickfeld gerät. Von den folgenden Methoden hilft dir vielleicht sogar die ein- oder andere deine Produktivität zu steigern – für mich haben sie allerdings ebenso nicht funktioniert.

Ortsbasierte Todos

Hierfür heftest an Aufgaben, die an einem bestimmten Ort erledigt werden müssen (Beispiel: Etwas im Baumarkt besorgen) den zugehörigen Ort. Eine App kann dich dann an diese Aufgaben erinnern, sobald du vor Ort bist (geplant oder zufällig). Bei mir sind 99% der Aufgaben je nach Tageszeit entweder zu Hause oder im Büro – weshalb eine Erinnerung auf GPS-Basis für mich wenig Sinn macht. Der einzige denkbare Zweck wäre der Einkauf im Supermarkt. Aber auch das macht wenig Sinn, weil wir beim Supermarkt nicht zufällig vorbei kommen sondern extra hin fahren.

Zeitplan im Kalender

Manche empfehlen, statt einer Todo-Liste einen Zeitplan im Kalender zu erstellen, und für wichtige Themen Zeit zu blocken.

Da mein Leben mit einem kleinem Kind zu Hause ziemlich dynamisch ist, schaffe ich es selten, meine Terminblocker für die Erledigung von Aufgaben im Kalender wirklich einzuhalten. Wenn unsere Tochter abends zum Beispiel nicht einschlafen kann, geht sie selbstverständlich vor. Das gleiche trifft zu, wenn auf der Arbeit der Chef anruft - das schlägt für mich in der Priorität die Bearbeitung von irgendwelchen Dokumenten. Ein überzogener Termin wirkt sich bei einem vollen Terminkalender zudem meist auf den ganzen Tag aus und erzeugt Stress. Ich möchte mich daher für die Erledigung von Aufgaben nicht auf eine bestimmte Tageszeit festlegen.

100% Execution

Regelmäßig Aufgaben aufzuschieben kann für Unzufriedenheit sorgen. Das Erfolgserlebnis der leeren Todo-Liste bleibt aus. Manche gehen sogar so weit, dass regelmäßig aufgeschobene Aufgaben das Selbstwertgefühl verringern.

Ich hatte einen Kurs im Internet belegt, bei dem Folgendes empfohlen wurde: Erledige alle deine für heute geplanten Aufgaben, als ob dein Leben davon abhinge. Das soll möglich werden, in dem man Pausen weglässt, die Familie vertröstet und beliebig lange in die Nacht hinein arbeitet. Wenn ich das wirklich durchziehen würde, wäre ich schon häufiger gestorben — manchmal ist es einfach nicht möglich, eine Aufgabe noch am selben Tag vollständig abzuschließen.

Todo-Listen

Das betrifft alle Listen die in einer App / auf einem Papierzettel gepflegt werden. Dadurch, dass immer mehrere Aufgaben gleichzeitig sichtbar sind, geht die Konzentration auf eine einzelne Aufgabe schnell verloren. Wenn man bei der ersten Aufgabe nicht mehr richtig weiterkommt verliert man die Lust und versucht mit der nächsten Aufgabe sein Glück. Wenn sich herausstellt, dass diese ebenso schwerer oder aufwändiger ist als gedacht, springt man schnell weiter zur nächsten Aufgabe. Mehrere Aufgaben gleichzeitig zu lösen zu wollen, ist zum Scheitern verurteilt: Multitasking funktioniert nicht.

Professionelle Ticketsysteme

Systeme wie Atlassian Jira sind dafür gedacht, große Softwareprojekte zu meistern oder professionelle Kundensupport-Systeme aufzubauen. Meine persönliche Erfahrung damit ist eher schlecht. Man tendiert schnell dazu, sich im Prozess zu verlieren. Schließlich kann man sich unendliche viele Felder konfigurieren: Über- und untergeordnete Aufgaben. Prioritäten, Komponenten, Fälligkeitszeitpunkte, Bearbeiter, Teams, geschätzter Aufwand, Farben und vieles mehr. Dazu kommt, dass man die Tickets in unterschiedlichster Form anzeigen kann: In einfachen Listen, in Strukturen und Scrum- und Kanbanboards. Da in jeder Variante eine andere Priorisierung und Reihenfolge ausgewählt werden kann, verliert man sich schnell in einem Ticketberg, der privat schnell hunderte und beruflich schnell tausende unbearbeitete Aufgaben umfassen kann.


Ein System, das funktioniert: Die Fokus-Box

Der Aspekt aus der Pomodoro-Technik, der für mich den meisten Nutzen gebracht hat, ist folgender: Bleibe so lange an einer Aufgabe, bis sie abgeschlossen ist.

Anbei findest du das System der Fokus-Box in 7 einfachen Schritten erläutert:

  1. Schreibe alles, was du erledigen möchtest, jeweils einzeln auf eine Karteikarte. Das können Aufgaben aus deiner bisherigen Todo-App sein, Aufgaben von deinen Notizzetteln und der Mitschrieb vom letzten Telefonat, sowie alles was dir sonst einfällt.
  2. Sorge für einen ordentlichen Arbeitsplatz - räume alles auf, was dir bei der Arbeit im Weg liegen könnte. Das erhöht den Fokus für die erste gleich anstehende Aufgabe.
  3. Packe alle Karteikarten in einen Karteikasten, den du gut sichtbar vor dir auf deinen Schreibtisch oder Esszimmer-Tisch stellst. Jeweils die vorderste Karte sollte gut lesbar sein.
  4. Sortiere die Aufgaben nach Wichtigkeit. Dabei kannst du intuitiv vorgehen, du brauchst nicht zu lange darüber nachdenken. Die wichtigsten Karten sollen dabei in der Reihenfolge ganz vorn im Kasten liegen.
  5. Erledige die eine Aufgabe, die vorne liegt. Bleibe so lange an der Karte, bis sie abgeschlossen ist und ändere die Reihenfolge der Karten während der Bearbeitung nicht mehr. Falls du durch einen Telefonanruf unterbrochen oder anderweitig gestört wirst, ist das kein Problem. Wenn dir während der Bearbeitung andere dringende oder wichtige Dinge einfallen, schreibe sie einfach auf Karteikarten und sortiere sie hinter deiner aktuellen Aufgabe mit der richtigen Priorität in deinen Karteikasten ein. Mache danach an deiner aktuellen Aufgabe weiter. Bleibe so lange bei einer Aufgabe, bis sie abgeschlossen ist. Dabei darfst du ruhig auch ein wenig kreativ werden. Was war der Zweck der Aufgabe?
  6. Belohne dich nach der Erledigung mit einer kurze Pause, trink einen Schluck Wasser und gehe ein paar Schritte. Entsorge die erledigte Karte.
  7. Wiederhole ab Schritt 5.

Was es zu beachten gilt

Das System funktioniert am Besten, wenn du folgende Hinweise beachtest.

Die Abendroutine

Lege jeden Abend die drei wichtigsten Karten aus den Stapel für den nächsten Tag nach vorn. Hierbei kannst du vorgehen, wie es für dich am meisten Sinn macht: Eat The Frog First, deine Morgenroutine oder die Vereinbarung von Terminen und das Delegieren von Aufgaben. Durch die Priorisierung am Abend bereitest du dich optimal auf den nächsten Tag vor.

Am Wochenende

Am Wochenende pflegst du deinen Kartenstapel und hältst ihn aktuell. Hier gibt es ein bisschen mehr zu tun:

  • Schreibe alles auf, was über die Woche an Aufgaben hereinkam, aber den Weg noch nicht auf eine Karte gefunden hat.
  • Gehe dann alle Karten durch und sortiere alle Karten nach der für dich gültigen Wichtigkeit.
  • Entsorge dabei Karten, die nicht mehr aktuell sind, sich erledigt haben oder nicht mehr notwendig sind.
  • Karten, die missverständlich oder mehrdeutig sind, solltest du nachschärfen oder komplett neu formulieren. Karten, die du gar nicht mehr verstehst solltest du aussortieren.

Zusammenarbeit mit anderen Systemen

Ich selbst bin überzeugt, dass ein System so einfach wie möglich sein muss, um dauerhaft zu funktionieren. David Allen empfiehlt in dem von ihm erfundenen System "Getting Things Done", kurz GTD, dass alle Aufgaben in einem System gesammelt werden sollen.

Ich verwende die Fokus-Box deshalb nicht nur für den Haushalt und für private Projekte, sondern auch für die Arbeit. Hierzu nehme ich meinen Karteikasten einfach mit zur Arbeit bzw. wieder mit nach Hause.

Die Zusammenarbeit mit anderen macht jedoch meist elektronische Aufgabensysteme wie Trello oder Jira notwendig. In der Arbeit hast du wahrscheinlich auch ein vorgegebenes Ticketsystem, mit dem du arbeiten musst.

Wie kann das funktionieren, wenn du Aufgaben sowohl in der Fokus-Box als auch im Ticket-System im Büro hast? Wie funktioniert die Fokus-Box mit weiteren Aufgaben- und Ticketsystemen zusammen?

Um in den Vorteil eines einzigen, für dich priorisierten Kartenstapels zu kommen und sogar auf der Arbeit Nutzen aus der Fokus-Box ziehen zu können, kannst du die Nummer des Tickets einfach auf eine Karte notieren als Verweis. Du bearbeitest das entsprechende Ticket, sobald die zugehörige Karte oben auf deinem Stapel liegt und schließt das Ticket, sobald die Aufgabe erledigt ist. Dies erfordert die Disziplin, neue Aufgaben im System auf deiner Arbeit auf Karten zu übernehmen, wenn du dich hier aber jeweils auf die nächsten wichtigsten Aufgaben beschränkst, kann das gut funktionieren.

Kategorien

Im Büro sind selbstverständlich andere Karten relevant, als zu Hause. Daher habe ich verschiedene Kategorien festgelegt, die ich mit verschiedenfarbigen Karten kennzeichne. Beim GTD-System entsprechen diese Kategorien wohl am ehesten einem Kontext. Da ich es einfach halten möchte, beschränke ich mich auf vier Kategorien. Du hast selbstverständlich die Möglichkeit, beliebige zusätzliche oder andere Kategorien zu definieren.

Terminvereinbarungen

Darunter fallen Arzttermine, Termine zum Reifenwechsel, Meetings auf der Arbeit. Für diese Kategorie verwende ich gelbe Karten und als Symbol ein Ausrufezeichen. Dies kennzeichnet deren Dringlichkeit und in der Regel kurze Dauer.

Privat

Hierunter fallen Aufgaben rund um das Haus und den Haushalt, die Familie sowie auch die Planung von Freizeitaktivitäten und Urlaub. Ich verwende dafür blaue Karten sowie ein Wasser- oder Wellen-Symbol, um sowohl den Erholungsaspekt als auch den Aspekt der Lebensnotwendigkeit auszudrücken.

Unabhängigkeit

Hierunter fällt alles rund um Weiterbildung, das Schaffen von Inhalten sowie private Projekte. Ich verwende für diese Kategorie grüne Karten und als Symbol einen Baum - der lange gegossen werden muss um zu Wachsen, dann aber selbständig Früchte trägt.

Beruf

Hierunter fallen alle Aufgaben, die mit deinem Beruf zu tun haben. Das können Kleinigkeiten sein, die dir im Laufe des Tages aufgefallen sind, die du am nächsten Tag besser machen könntest. Sachen, die dich in deinem Beruf, dein Projekt oder dein Team weiterbringen. Wichtige Aufgaben, die du von deinem Chef bekommen hast. Für diese Kategorie verwende ich unauffällige weiße Karten. Die Eselsbrücke für mich ist hier kurzerhand der Arbeitsvertrag, der Grundlage der Beschäftigung ist.

In welchen Kategorien würdet ihr arbeiten? Ich freue mich über eure Kommentare!

Priorisierung der Kategorien

Beim Priorisieren habe ich lange Zeit den größten Fehler gemacht. Überall kann man nachlesen, dass man die Aufgabe zuerst machen soll, die langfristig am wichtigsten ist — auf diese sollte man sich konzentrieren. Soweit so gut.

Termine für Meetings einzustellen hat für mich absolut nicht dazugehört.

Ohne diese Meetings hatte ich jedoch keine Gelegenheit, Aufgaben zu delegieren. So war ich deutlich weniger wirksam, als ich hätte sein können. Die Organisation der Termine und die Besprechungen als solche kosten mich zwar Zeit, danach bleibt aber immer noch Raum um produktiv zu werden. In Summe kann ich so viel mehr erreichen, weil so im Besten Fall ein ganzes Team mit mir an einem Strang zieht — und nicht nur ich alleine. Seitdem priorisiere ich komplett anders, für mich hat „Wichtig“ seitdem eine andere Bedeutung — ich denke vor allem an den Erfolg meines gesamten Teams, statt nur an meine persönlichen Aufgaben. Das Team kann dabei alles sein, was du darunter verstehst: Deine Familie, dein Team im Büro, deine Kollegen als Selbstständiger oder Unternehmer.

Für mich haben Terminvereinbarungen inzwischen die höchste Priorität und ich will sie zu Beginn des Tages erledigt haben - immerhin sind Öffnungszeiten einzuhalten und Kollegen sollten sich auf unsere Meetings vorbereiten können. Eine Terminvereinbarung, die Tag für Tag hinten runter fällt, vermeide ich damit ab sofort.

Vorteile der Fokus-Box

Die Vorteile der Fokus-Box sind vielseitig. Für jedes der hier aufgelisteten Themen folgt gleich im Anschluss eine detaillierte Erläuterung.

  • Erhöhte Wirksamkeit, man macht die Dinge effizient zu Ende
  • Minimalistisch
  • Raum für Kreativität und Notizen
  • Achten auf relevante Aufgaben
  • Nutzen des Unterbewusstseins
  • Förderung der Zusammenarbeit im Team
  • Erhöhter Fokus
  • Abgleich mit deinen langfristigen Zielen
  • Verbessertes Delegieren von Aufgaben
  • Flexibilität bei Unvorhergesehenem
  • Vorhandene Energie berücksichtigen
  • Kombinierbar mit dem Trainieren von Gewohnheiten

Erhöhte Wirksamkeit, man macht die Dinge effizient zu Ende

Ich habe das Kanban-System immer so verstanden, dass man seine Aufgaben einfach in eine der drei Spalten einsortiert: "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt". Wenn man eine Aufgabe anfängt, verschiebt man sie von der einen Spalte in die nächste. Dabei sind bei mir auch schon mal mehrere Aufgaben auf "In Arbeit" gelandet. Dies ist dringend zu verhindern, was mir nicht bewusst war. Ansonsten tritt das selbe Problem auf wie oben beschrieben bei der Todo-Liste. Man beginnt fünf Aufgaben gleichzeitig, landet im Multitasking und wird so unnötig ineffizient. Schließlich sind halb bearbeitete Aufgaben von der Wirkung her so gut wie nicht angefangene Aufgaben. Der sogenannte "Umlaufbestand" aus dem Kanban-System oder einfach die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben sollte minimal sein. Die Fokus-Box reduziert die Anzahl der aktiven Aufgaben kurzerhand auf 1 und verhindert Multitasking effektiv.

Minimalistisch

Du brauchst zum Starten nicht mehr als einen Karteikasten, einen Stift und eine Hand voll Karteikarten. Bei Farben, Formen und Größe sind dir alle Freiheiten überlassen.

Platz für Kreativität und Notizen

Auf der Karteikarte ist neben der eigentlichen Aufgabe noch Platz für Telefonnummern, Skizzen oder andere Details, die du für die Erledigung deiner Aufgabe benötigst. Falls dir zur Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe zwischendurch etwas einfällt, kannst du kurz die Karte zur Hand nehmen und die Infos notieren.

Achten auf relevante Aufgaben

Der Tod eines jeden Produktivitäts-Systems sind offene Aufgaben, die man eigentlich gar nicht erledigen will. Diese sammeln sich dann im System an, sorgen für Unübersichtlichkeit und ein schlechtes Gewissen. Bei digitalen Systemen ist die Anzahl der Todos unbegrenzt und kostenlos, so dass hier nicht immer auf die Relevanz geachtet wird.
Da die Karten bei der Fokus-Box von Hand auf einen Karton geschrieben werden, achtet man automatisch auf die Relevanz und Wichtigkeit der Aufgaben. Wer möchte schließlich den Platz und das Geld für hunderte Karteikarten verschwenden, auf die Sinnloses geschrieben wird?

Nutzen des Unterbewusstseins

Wenn man den Karteikasten an einen gut sichtbaren Platz stellt, sieht man jeden Abend die wichtigste Aufgabe des nächsten Tages und das Unterbewusstsein arbeitet mit etwas Glück schon an der Bearbeitung der Aufgabe des nächsten Tages.

Fördert die Zusammenarbeit im Team

Da Kollegen oder Familienmitglieder die Aufgabe sehen können, an der du aktuell arbeitest, können diese dazu spontanes Feedback oder Hilfestellung geben. Alleine wenn man kurz deshalb miteinander ins Gespräch kommt, kann dies bei der Lösung der Aufgabe schon hilfreich sein.

Erhöhter Fokus

Geht es dir manchmal auch so, dass du im Autopiloten durch den Alltag steuerst, durch die Wohnung läufst und dich dann plötzlich fragst: "Was wollte ich denn jetzt gerade eigentlich"? Ein kurzer Blick auf deine aktuelle Aufgabe holt dich sofort wieder in die Gegenwart zurück und hat deshalb schon fast etwas meditatives.

Abgleich mit deinen langfristigen Zielen

Du hast bestimmt Wünsche oder langfristige Ziele, die du erreichen möchtest. Dies kannst du dir vereinfachen, in dem du darauf achtest, dass möglichst viele deiner täglichen Aufgaben auf diese Ziele einzahlen.

Dadurch, dass du neue Karten immer in deinen Karteikarten legst, kannst du ganz einfach auch einen Abgleich mit deinen Zielen erreichen. Schreibe dir einfach deine Ziele auf eine Karte, markiere die Ziele mit der Kategorie, der sie angehören (Privat, Beruf, Unabhängigkeit) und lege diese Karte vorn auf den Kartenvorrat. So hast du beim Schreiben deiner Karten jederzeit deine Ziele im Blick.

Verbessertes Delegieren von Aufgaben

Oft ist es mir schon passiert, dass ich Aufgaben delegiert habe, diese gedanklich abgehakt habe (es kümmert sich ja jetzt jemand anders drum) – und dann wurden sie doch nicht erledigt.

Mit der Fokus-Box kannst du genauso gut Aufgaben delegieren wie selbst bearbeiten. Behandle eine delegierte Aufgaben einfach genauso wie deine eigenen. Versehe die Aufgaben einfach zusätzlich mit einem großen "D", das kennzeichnet, dass die Aufgabe persönlich oder per Telefonat an einen Kollegen übergeben wurde. Versehe die Karte mit dem Namen des Kollegen oder der Kollegin und packe die Aufgabe wieder hinten in deinen Kartenstapel. Von dort rutscht sie dann zur Wiedervorlage automatisch wieder vor - und du kannst die Erledigung der Aufgabe kontrollieren.

Flexibilität bei Unvorhergesehenem

Wenn du bei deiner aktuellen Aufgabe nicht weiter kommst, weil du auf jemanden warten musst oder etwas zur Bearbeitung besorgen musst, sortiere die Karte einfach hinter der aktuellen Karte ein. So kommst du automatisch später wieder auf die Karte zurück. Nutze diese Möglichkeit nur, wenn es nicht anders geht – um nicht im Multitasking zu laden.

Vorhandene Energie berücksichtigen

Dadurch, dass es pro Tag kein Mindestpensum an Aufgaben gibt, nimmt die Fokus-Box Rücksicht auf die Energie, die dir zur Verfügung steht.

Ich habe Tage und Wochen, da bin ich ein richtiges Energiebündel und könnte Tag und Nacht durcharbeiten, vor allem wenn ich an einem Thema arbeite, dass mich elektrisiert. Manchmal habe ich leider aber auch Tage, an denen ich nicht so viel Energie habe. Dies war zuletzt nach einer wichtigen Prüfung der Fall, nach der ich erst wieder Kraft schöpfen musste. Da habe ich es an manchen Tagen nicht einmal geschafft, mit der ersten Aufgabe zu beginnen. Das hat bei mir in der Vergangenheit immer für Unzufriedenheit gesorgt. Inzwischen kenne ich mich gut genug, dass ich mir kein schlechtes Gewissen mehr mache. Ich gehe sorgsamer mit mir um. Ich schaue dann stattdessen auf all die Aufgaben, die ich in den letzten Tagen erledigt habe, und mache am nächsten Morgen gut gelaunt und frohen Mutes weiter. Wenn es dir genauso geht, solltest du solche Phasen zu Hause zur Erholung nutzen. Auf der Arbeit lassen sich immer noch liegengebliebene Routine-Tätigkeiten wie E-Mails erledigen.

Heute mache ich die Aufgaben dann, wenn ich die Energie dazu habe. Ich lasse mich von meiner Fokus-Box nicht einschränken. Ich tue ich das, was ich tue, so gut ich heute kann. Wenn ich am Abend nicht so viel geschafft habe, wie ich mir vorgenommen habe, dann gibt es dafür einen guten Grund. Diesen kann ich benennen und bei der Planung für den nächsten Tag berücksichtigen.

Kombinierbar mit dem Erlernen von Gewohnheiten

Gewohnheiten erfordern, sobald sie voll ausgebildet sind, keinerlei Disziplin mehr beim Erledigen. So läuft bei mir morgens das Checken von E-Mails, das Zubereiten von Kaffe und das Zähneputzen vollautomatisch.

Du kannst das Bilden von Gewohnheiten mit der Fokus-Box unterstützen, in dem du zu jeder Wunsch-Gewohnheit eine Karte vorbereitest. Diese sortierst du einfach an der für dich passenden Stelle in deinen Stapel ein. Anbei einige Beispiele, für die du eine Karte schreiben könntest: Kurze Pause, Lockerungsübungen am PC, eine kleine Sporteinheit oder eine kurze Meditation.

Sortiere am besten, sofern möglich, gleich mehrere Gewohnheits-Karten immer in gleicher Reihenfolge direkt hintereinander in deinen Stapel. Dein Gehirn gewöhnt sich an die Auslösung dieser Kette und die Erledigung der Aufgaben wird noch einfacher.

Was noch offen ist

Das System ist extrem einfach – warum bin ich denn da nicht schon früher drauf gekommen! Sicherlich gibt es auch Leute, die genauso Arbeiten, aber Ihrem System keinen Namen gegeben haben.

Ungelöst ist für mich die Möglichkeit mit einem Pomodoro-Timer, zu einem fixen Zeitpunkt (z.B. nach 20 Minuten) eine kurze Pause einzulegen. Das kann die Fokus-Box so nicht, könnte man aber mit einer zusätzlichen Stopp-Uhr lösen.

Arbeitet ihr mit einem ähnlichen System? Da würden mich eure Erfahrungen brennend interessieren!